Remote Hiring Guide: Global Mitarbeiter einstellen

by Lisa Meier

Juni 10, 2020

Das Buzzword Remote Hiring hat spätestens seit der Corona-Krise in Deutschland stark an Nachfrage gewonnen. Aufgrund der anhaltenden Reisebeschränkungen suchen deutsche Unternehmen vermehrt nach Lösungen, um Mitarbeiter auch in Drittländern schnell, einfach und rechtskonform anstellen zu können.

Der folgende Guide gibt einen detaillierten Einblick in das Konzept des Remote Hirings und zeigt, welche Möglichkeiten es für deutsche Unternehmen gibt, um Mitarbeiter in anderen Ländern anzustellen.

Was ist Remote Hiring?

Mit Remote Hiring bezeichnet man den Vorgang, Mitarbeiter in Drittländern einzustellen, ohne physische Anwesenheit beim deutschen Arbeitgeber. Dies können sowohl Teilzeitkräfte als auch Vollzeitmitarbeiter sein und sind in den meisten Fällen im Bereich Software Development oder Vertrieb / Business Development tätig.

Eine sehr starke Nachfrage zur Einstellung neuer Mitarbeitern ist vor allem in folgenden Ländern zu verzeichnen:

Europa: Portugal & Rumänien
Asien: Indien, China & Vereinigte Arabische Emirate
Nordamerika: USA
Afrika: Ägypten & Ethiopien
Südamerika: Mexiko & Brasilien

Schwierigkeiten des Remote Hirings

Aufgrund der rasanten Entwicklungen durch die Corona-Pandemie war es vielen Unternehmen verwehrt, eine durchdachte Strategie zur Einstellung der Mitarbeiter in neuen Märkten zu erstellen.

Mögliche Probleme, welche man als deutscher Arbeitgeber hierbei im Hinterkopf behalten sollte, haben wir unten stehend zusammengefasst.

Rechtliches Setup & Vertragsgestaltung

Viele Unternehmen gehen beim Remote Hiring fälschlicherweise von der Anstellung des ausländischen Mitarbeiters als Freelancer via eines Servicevertrags aus. Dies ist nicht zwangsläufig der Fall, da der Mitarbeiter auch mit Hilfe einer sog. Employer of Record Agentur angestellt werden und fortlaufend verwaltet werden kann.

Hierauf gehen wir im Absatz „Umsetzung von Remote Hiring – Einstellung durch Employer of Record“ näher ein.

Schutz des geistigen Eigentums & der Unternehmenswerte

Ein sehr wichtiger Bestandteil, welcher jedoch von vielen Unternehmen beim Remote Hiring außen vor gelassen wird, ist der Schutz des geistigen Eigentums und der Unternehmenswerte in neuen Märkten.

Beispiel eines Vertragsauszug Intellectual Property Right in China

Beispiel Vertragsauszug – Intellectual Property Right in China | © Universal Hires

Da die neuen Mitarbeiter mit hoher Wahrscheinlichkeit Zugriff auf vertrauliche Daten und Informationen erhalten werden, sollte das vertragliche Konstrukt gut durchdacht sein. Ein einfacher Servicevetrag ist hierfür nicht ausreichend.

Besonders wichtig zu beachten sind:

Schutz des geistigen Eigentums: Intellectual Property Rights
Wettbewerbsklauseln & Abwerbeverbote: Non-Competition & Non-Solicitation
Geheimhaltungserklärung & Vertraulichkeitsvereinbarung: Confidentiality & Non-Disclosure Agreement

Umsetzung von Remote Hiring

Sie haben einen Mitarbeiter in einem neuen Land identifiziert und wollen diesen gerne zeitnah anstellen, wissen aber nicht, wie? Wir haben die verschiedenen Möglichkeiten zusammengefasst.

Einstellung als Freelancer

Die meist genutzte Möglichkeit, um Mitarbeiter in anderen Ländern und Märkten einzustellen, ist diese direkt als Freelancer zu beschäftigen. Sämtliche Vertragsmodalitäten werden in einem Servicevertrag festgehalten, unterzeichnet zwischen der deutschen Firma und dem Mitarbeiter im Ausland.

Mögliche Schwierigkeiten, mit welchen sich Unternehmen konfrontiert sehen können, sind:

Kein lokaler Arbeitsvertrag, da lediglich ein Servicevertrag unterzeichnet wird;
Essentieller Qualitätsunterschied zwischen Freelancer und Mitarbeiter;
Keine Sicherheit für den Mitarbeiter durch arbeitsrechtliche Kündigungen;
Mitarbeiter muss sich selbstständig um Sozialversicherungsabgaben und Einkommenssteuerzahlungen kümmern;
In manchen Ländern illegal, da eine Betriebsstätte ohne jegliche Anmeldung bei den örtlichen Behörden errichtet wird.

Einstellung durch Employer of Record

Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EoR), oft auch Professional Employer Organization (PEO) genannt, ist ein in Deutschland noch relativ unbekanntes Konstrukt, um schnell und unkompliziert Mitarbeiter einzustellen.

Wesentliche Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Employer of Record sind:

Unterzeichnung eines vollwertigen und zweisprachigen Arbeitsvertrags;
Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers;
Garantierter Schutz des Arbeitnehmers dank Kündigungsfrist im Einklang mit lokalem Arbeitsrecht;
Monatliche Spesenabrechnung;
Hohe Mitarbeiterbindung ans Unternehmen, da direkt angestellt;
Anfallende Sozialversicherungsabgaben und Einkommenssteuerzahlungen werden direkt vom örtlichen Employer of Record geleistet;
Vollständiger Schutz des geistigen Eigentums der deutschen Firmen;
Mitarbeiter hat lokalen Kontaktpunkt in seinem Land zu sämtlichen administrativen Fragen;
Transparente Aufschlüsselung aller Zahlungen an örtliche Behörden.

Einstellung durch eigene Tochtergesellschaft

Die umständlichste Variante für Remote Hiring in einem neuen Markt ist die Gründung einer eigenen lokalen Gesellschaft vor Ort ausschließlich für den Zweck, um Mitarbeiter beschäftigen zu können. Dies sollte auf alle Fälle vermieden werden.

Die Nachteile dieser Variante liegen auf der Hand:

Sehr hoher Aufwand;
Hohe Kosten;
Großes Risiko, falls man die Gesellschaft wieder schließen muss.

Remote Hiring – Ein Zukunftsmodell?

Die aktuelle wirtschaftliche Situation zwingt deutsche Unternehmen mehr denn je, innovative Lösungen anzunehmen und diese umzusetzen.

Experten sind sich sicher, dass sich vor allem Remote Hiring als fester Bestandteil der Post-Corona Zeit etablieren wird. Um sicherzustellen, auch in neuen Märkten Top-Kandidaten rekrutieren zu können, ist die Einstellung eben solcher Mitarbeiter häufig nicht als Freelancer möglich oder seitens des Arbeitgebers gewünscht.

Die Anstellung mit Hilfe einer Employer of Record Agentur kann hierbei Abhilfe schaffen und ermöglicht die schnelle, kosteneffektive und rechtskonforme Internationalisierung eines Unternehmens.

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Mehr zu Universal Hires: Als einziger deutscher Global Employer of Record bietet Universal Hires eine Platform, um Mitarbeiter in anderen Märkten schnell und rechtskonform anzustellen.

Sie planen, einen Mitarbeiter in einem anderen Land anzustellen, sind aber mit den örtlichen Gegebenheiten nicht bekannt und benötigen deshalb Unterstützung? Melden Sie sich bei uns, wir helfen Ihnen gerne weiter: contact@universalhires.com.

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