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Internationalisierung

Was ist ein Employer of Record (EoR)?

Ein Employer of Record (EoR) ist eine Personalagentur, die Mitarbeiter im Auftrag von Unternehmen in anderen Ländern anstellen und die formellen Beschäftigungsaufgaben vor Ort übernimmt. Im deutschen Sprachraum ist dies vor allem mit der klassischen Arbeitnehmerüberlassung zu vergleichen.

Die Employer of Record Agentur, manchmal auch als Professional Employer Organization (PEO) bezeichnet, ist vor allem für Unternehmen nützlich, die einen Mitarbeiter in einem anderen Land anstellen wollen, jedoch vor Ort keine eigene Firma besitzen, um eine legales Anstellungsverhältnis zu gewährleisten.

Definition einer Employer of Record Agentur


Ein Employer of Record ist nichts anderes als eine Personalagentur, die als Vermittler in eine bestehende Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Beziehung eingebunden ist. Die Employer of Record Agentur ist damit beauftragt, den Mitarbeiter im Auftrag der ausländischen Firma vor Ort anzustellen und sich um die rechtlichen und regulatorischen Angelegenheiten zu kümmern, welche bei der Anstellung im jeweiligen Land anfallen sollten. Dies beinhaltet i.d.R. die Erstellung des Arbeitsvertrags, die Anmeldung des Mitarbeiters bei den lokalen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden, als auch die Abwicklung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Im Wesentlichen ist der Employer of Record der rechtliche Arbeitgeber in jenem Land, hat jedoch keine Aufsichts- oder Managementfunktion in Bezug auf die Position des Arbeitnehmers. Der eigentliche Arbeitgeber (Kunde des Employer of Record Agentur) unterhält das substantielle Arbeitsverhältnis und trifft alle Entscheidungen über Vergütung, Positionspflichten, Projekte und Kündigung.

Des Weiteren übernimmt der Employer of Record im Auftrag des Kunden folgende Dinge:

  • Erlangung aller Visa und Arbeitserlaubnisse für den Arbeitnehmer;
  • Bereitstellung einer registrierten und lizenzierten (abhängig vom jeweiligen Land) Firma zur Abwicklung einer konformen Gehaltsabrechnung innerhalb des Landes;
  • Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze des Gastlandes in Bezug auf Arbeitsverträge und Arbeitnehmerschutz (Mindesturlaub, Kündigungsschutz, etc.);
  • Beratung des Kunden über erforderliche Kündigungsfristen, Kündigungsregeln und Abfindungszahlungen;
  • Fungiert als Schnittstelle zwischen dem Arbeitnehmer und den Behörden des Gastlandes.

Warum einen Employer of Record nutzen?


Die Vorteile bei der Beauftragung einer Employer of Record Agentur liegen in erster Linie darin, die regulatorischen und finanziellen Hürden bei der Beschäftigung von Mitarbeitern in anderen Land zu überwinden. Da jedes Land eigene Arbeitsrechtsrechts-, Lohn-, Steuer-, und Sozialversicherungsanforderungen besitzt, ist es für ausländische Unternehmen durchaus ein sehr langer Weg, bis vor Ort ein rechtliches Arbeitsverhältnis mit einem potentiellen Kandidaten geschlossen werden kann. Ebendiese Herausforderungen können während der Internationalisierung eines Unternehmens ein großes Hindernis für die Expansion in neue Märkte sein.

In den meisten Fällen steht die Gründung einer Tochtergesellschaft und die monatlich laufenden Kosten nicht im Verhältnis um die Anstellung einer Hand voll Mitarbeitern. Für viele Unternehmen, welche gerade erst in einen neuen Markt eintreten, kann eine Employer of Record Agentur die ideale Alternative zur kostspieligen Gründung einer lokalen Tochergesellschaft sein.

Alternativen zu einem Employer of Record


Neben der sogenannten PEO-Lösung gibt es nur wenige echte Alternativen zur EOR-Lösung. Eine Alternative bleibt selbstverständliche die Gründung einer Tochtergesellschaft, wobei diese in den meisten Fällen mit enormen Risiken und Kosten verbunden bleibt.

Für kürzere Projekte in einem neuen Land beauftragen deutsche Firmen häufig auch sog. Independent Contractors („Freelancer“), um die lokalen Regularien zu umgehen. Diese Option hat jedoch aufgrund des geringen Engagements von den Freelancern, des unterschiedlichen Qualifikationsniveaus und der Vorschriften des Gastlandes, welches oft den Einsatz von Freelancern einschränkt oder gar verbietet, Grenzen.

Vorteile eines Employer of Record


Es gibt viele verschiedene Vorteile für Firmen, die Leistungen eines Employer of Records während dem Markteintritt in neue Länder zu nutzen. Wir haben diese untenstehend zusammengefasst.

Markteintritt ohne Firmengründung

Für viele deutsche Mittelständler und Startups ist der erste Schritt während eines Markteintritts in ein neues Land meist die Gründung einer lokalen Tochtergesellschaft. Dies ist jedoch zeitaufwändig und kostspielig und erfordert intensive rechtliche und buchhalterische Unterstützung, um die Einhaltung aller lokalen Vorschriften zu gewährleisten.

Während einige Unternehmen den Zeit- und Kostenaufwand für die Gründung einer ausländischen Tochtergesellschaft rechtfertigen können, gibt es viele Fälle, in denen die Zusammenarbeit mit einer lokalen Employer of Record Agentur die wesentliche bessere darstellt. Der Employer of Record verfügt bereits über eine lizenzierte Firma vor Ort, die alle Aspekte der Lohn- und Gehaltsabrechnung und des Beschäftigungverhältnisses übernehmen kann.

Abwicklung der Anstellung im Ausland

In den meisten Ländern ist es nicht möglich, seinem lokalen Mitarbeitern Gehälter direkt von der deutschen Gesellschaft zu überweisen, da lokale Steuern und Sozialversicherungsabgaben ausschließlich von einer inländischen Firma abgeführt werden können.

Der wichtigste Punkt bei der Anstellung eines Mitarbeiters in einem neuen ist die Berechnung und Einbehaltung der gesetzlichen Abzüge des Gehaltes, einschließlich Renten, Krankenversicherung und Einkommenssteuern.  Der Employer of Record kümmert im Auftrag der deutschen Firma um diese Verpflichtungen und stellt gleichzeitig sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter korrekt und konform abgewickelt werden.

Nachteile eines Employer of Records


Trotz der Vorteile gibt es auch einige Einschränkungen bei der Verwendung eines EOR, abhängig von den genauen Strategie des Unternehmens und der Markteintrittsstrategie in neue Länder:

Kosteneffizient bei max. 10 Mitarbeitern

Im Falle eines größeren Markteintritts in ein neues Land, kann es ggf. passender sein, direkt eine Tochtergesellschaft zu gründen und die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der eigenen Mitarbeiter intern abzuwickeln. selbst zu verwalten. In diesem Fall könnte die EOR nur eine Zwischenlösung sein, um die Mitarbeiter schnell einzustellen.

Outsourcing der Personalabrechnung

Einige Unternehmen zögern damit, eine EOR Agentur als den offiziellen Arbeitgeber ihres lokalen Personals zu beauftragen, obwohl dies nur für administrative Zwecke geschieht. Für einige Unternehmen mag dies ein völlig neues Konzept sein und den traditionellen Geschäftsideen der Direktbeschäftigung zuwiderlaufen.

Fazit zu EOR: Die Zukunft der Internationalisierung


Die Vorteile der Nutzung eines Employer of Record zur internationalen Expansion werden deutlich, wenn ein Unternehmen die Kosten und den Zeitaufwand für die Gründung eines Unternehmens berücksichtigt. Der EOR bietet einen bereits bestehenden rechtlichen Rahmen für Unternehmen und übernimmt die volle Verantwortung für die rechtmässige Anstellung des Mitarbeiters vor Ort.

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